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Pont de conférence : organisez sereinement vos réunions téléphoniques

Pour profiter de l’audioconférence, la meilleure option reste le pont de conférence. Comment celui-ci peut-il optimiser vos conférences téléphoniques classiques ?

fonctionnalité

L'idée

À l’heure d’un télétravail quasiment inéluctable, nous cherchons tous des solutions pour échanger de la manière la plus productive possible. La réunion téléphonique semble alors être la solution la plus pratique lorsqu’il s’agit de collaboration d’équipe. Mais l’apparente simplicité ne doit pas cacher la nécessité de bien s’équiper pour rendre la réunion fluide. Pour profiter de l’audioconférence, une solution s’offre alors à vous : le pont de conférence. Comment celui-ci peut-il optimiser vos conférences téléphoniques classiques ?

Le pont de conférence : gardez du lien par la voix

Un numéro unique

Dites adieu à l’époque où vous deviez appeler un par un vos collaborateurs pour qu’ils rejoignent votre conférence téléphonique. La simplification des réunions téléphoniques constitue l’un des avantages d’une offre standard ip. Le pont de conférence est un moyen simple de mettre en relation toutes les personnes invitées via un seul appel téléphonique. A l’aide d’un numéro unique envoyé à chaque participant, cette technologie va permettre aux participants de se connecter librement à une salle de conférence virtuelle. Le pont de conférence permet ainsi de contrôler les entrées, les sorties et le terminal utilisé.

rejoindre pont de conférence

De la voix mais pas que…

Si le numéro unique offre un avantage majeur, d’autres fonctionnalités permettent d’optimiser au maximum vos réunions téléphoniques.

Enregistrement des réunions

La possibilité de réécouter vos conférences téléphoniques permet de vous concentrer sur ce qui est dit à l’instant T. De ce fait, vous n’êtes plus obnubilé par votre prise de notes. De plus, l’enregistrement permettra aux absents de ne rien manquer des points évoqués durant la réunion.

Supervision

Vous avez accès en temps réel aux informations des participants et disposez d’un contrôle total sur les entrées et sorties de la conférence. Cette supervision permet également de contrôler les micros de chacun afin que la réunion soit la plus compréhensible et productive possible.

Tirer profit du pont de conférence

Bien s’équiper

Comme pour toute solution, le pont de conférence n’est efficace que s’il est accompagné d’équipements adaptés. Cela vous permettra ainsi de profiter intégralement des multiples fonctionnalités de cet outil.

Téléphone

Du point de vue téléphonie pure, tout se gère comme un appel classique. Le principe est simple : composez le numéro envoyé par l’administrateur, puis renseignez le code PIN si la réunion est sécurisée par celui-ci. Vous serez alors redirigé automatiquement vers la salle de conférence virtuelle.

Casques

Le port du casque offre un confort d’écoute très apprécié des utilisateurs. Il va vous isoler de la pollution sonore, notamment en open-space, et donc réduire la fatigue auditive. Pour cela, la gamme de casque JABRA Evolve s’avère être totalement adéquat. Antibruit, écouteurs confortables, micro intégré et accès direct à certaines fonctionnalités (volume, mute, fonction décrocher/raccrocher).

Pieuvres

Lorsque vous êtes réunis dans une même pièce avec d’autres participants, la pieuvre a l’avantage d’augmenter la qualité de votre conférence. Elle permet une meilleure diffusion du son et, si intervention il y a, une meilleure retranscription de la voix pour les autres participants. Il existe de nombreuses solutions de pieuvres. Chez Napsis, nous vous en conseillons 2 en particulier :

Trio 8500 de Polycom

Offrant une qualité de son exemplaire ainsi que de nombreuses fonctionnalités, elle dépasse la simple fonction de pieuvre. En effet, celle-ci s’apparente à un véritable hub de partage de contenu. Votre conférence téléphonique devient alors automatiquement plus interactive et donc, plus productive.

Pieuvre Polycom 3500
MiVoice Conference Phone de Mitel

Cette pieuvre contient 16 micros intégrés permettant une retranscription parfaite de la voix et un son clair. La qualité audio d’une conférence téléphonique est essentielle pour le confort et la productivité de celle-ci. De plus, l’intégration d’un port HDMI augmente la convivialité de votre réunion en affichant vos présentations sur grand écran.

pieuvre pont de conférence mitel

Envoyer des invitations

Lorsque vous organisez une réunion classique, vous n’allez pas chercher chaque collaborateur jusque dans son bureau ? Pour une réunion téléphonique, c’est la même chose. Le pont de conférence vous permet d’envoyer une invitation par mail à tous les participants. Cet email contiendra alors le numéro à appeler pour rejoindre la conférence, ainsi que le code d’authentification. Véritable gain de temps et de productivité, vous n’aurez plus qu’à vous concentrer sur le contenu, et non sur la mise en place de la réunion.

Pont de conférence : une véritable alternative

Après ces explications, une réflexion logique peut être : « Très bien, mais en quoi cela se démarque d’une conférence téléphonique ? ». Tout simplement, une conférence téléphonique standard vous oblige à appeler des personnes pour les ajouter à la conversation. Une véritable perte de temps pour l’organisateur selon le nombre de participants. De son côté, la fonction de pont de conférence permet aux personnes d’appeler un numéro centralisé pour se joindre à la réunion. Les participants sont donc libres d’entrer et de sortir de la conversation sans perturbation; et tout en gardant une trace des échanges ayant eu lieu.

Napsis accompagne, depuis plus de 20 ans, près de 4500 entreprises et collectivités partout en France pour optimiser et faire évoluer leurs services télécoms.