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Visioconférence : la vidéo pour réduire les distances

Découvrez comment tirer profit au mieux de la visioconférence

L'idée

Si la bonne vieille réunion physique conserve son statut privilégié, la dispersion des sites et l’essors du télétravail la rend à la fois plus difficile et coûteuse à mettre en place. Pour cette raison, la visioconférence s’ancre durablement comme alternative. Cependant, elle nécessite de se doter des bons outils. Vos équipements, vos logiciels et votre connexion auront un impact direct sur la qualité et la réussite de vos visioconférences. Voici comment en tirer profit.

La visioconférence en bref

Si longtemps les communications professionnelles dans l’entreprise se limitèrent à la ligne du téléphone et l’audio et les conférences à des réunions physiques, l’essors de l’ip permit d’enrichir considérablement les fonctionnalités des standards téléphoniques modernes en intégrant notamment la visoconférence.

Du Picturephone à Skype

Si AT&T, entreprise télécom historique, introduisit la visioconférence sur le marché en 1970 avec son Picturephone, peu, à l’époque, virent son potentiel. Avec un coût de 1000$/mois par terminal, la solution de visioconférence resta confinée à quelques très grands groupes comme la NASA ou l’armée. Mais l’avènement du protocole IP dans les années 90, l’augmentation constante des débits sur les réseaux télécoms et l’essor des terminaux dotés de caméra vont démocratiser la solution de réunion vidéo. Enfin, la diffusion massive du logiciel Skype auprès du grand public va permettre de populariser la visioconférence auprès du grand public, qui lui-même va l’introduire dans l’entreprise et bousculer la conférence à l’ancienne.

Le Picturephone, la première solution de visioconférence commercialisée

Comment fonctionne la visioconférence ?

La visioconférence a l’avantage de s’adapter à tous les besoins que vous pourriez avoir en termes de communication à distance. 3 catégories de visioconférence peuvent être répertoriées .

La visioconférence point à point

 la plus courante dans les entreprises, cette solution de visioconférence vous permet d’être en relation avec un autre interlocuteur en interconnectant directement les terminaux entre eux. Typiquement, cela peut être deux salles de visioconférence distantes reliées entre elles pour une réunion à distance.

La visioconférence multipoints

Beaucoup plus évoluée, cette solution de visioconférence relie au moins 3 participants pour une réunion à distance. Tous les interlocuteurs de la visioconférence peuvent se voir et communiquer entre eux. Cela nécessite de passer par un pont de visioconférence renvoyant à chacun un flux voix, audio et data. Plus avancé en termes de possibilités, ce système de réunion vidéo permet d’afficher l’image des participants de façon dynamique, selon le contexte (l’orateur apparaît au centre dans un cadre plus large etc.). Ce service est particulièrement intéressant lorsque les participants se trouvent dans des contextes différents (certains à leurs bureaux, d’autres en déplacement, en télétravail etc.).

La visioconférence broadcast

Vous diffusez à plusieurs groupes différents qui peuvent communiquer avec vous, mais eux n’interagissent pas entre eux. Cette solution s’apparente à une forme de live streaming, très en vogue grâce aux plate-formes sociales (Facebook Live, Google Hangout etc.).

Pourquoi utiliser la visioconférence ?

La visioconférence s’est considérablement développée chez Napsis, au point de s’imposer comme un système incontournable pour nos collaborateurs, réparties sur des sites distants. Nous privilégions dorénavant ce service pour nos réunions et conférences. Les avantages sont multiples mais voici les deux principaux bénéfices que nous retenons. Bien entendu, il ne s’agit pas d’une liste exhaustive mais d’un retour d’expérience.

La vidéo réduit les déplacements professionnels

Réinventer la conférence avec la vidéo

En qualité d’entreprise multi-sites, organiser des réunions peut s’avérer difficile et les déplacements coûteux. La visioconférence nous a aidé à dissiper l’éloignement géographique et à organiser facilement des réunions à distance. Outre les coûts, les délais d’organisation sont beaucoup plus rapides puisque les temps de trajets sont abolis, les participants se retrouvent très rapidement.

Une salle de réunion virtuelle

La visioconférence ne signifie pas la fin des déplacements professionnels, mais cela les réduit considérablement. Les progrès technologiques rendent ces « réunions vidéo virtuelles’ presque aussi conviviales que les réunions physiques. Mieux : grâce à certaines règles bien établies en amont (comme couper son micro), notre entreprise est capable de réunir l’ensemble des collaborateurs (une quarantaine) par visioconférence. Très clairement, la visioconférence est un service qui réduit les distances.

Favoriser la communication et la productivité

Des participants plus engagés

Plus de 40 % des entreprises ont déclaré à une enquête Lifesize que la vidéoconférence avait renforcé l’engagement de leurs employés. Nous corroborons. Les appels vidéos offrent des communications plus conviviales, pourvu qu’on respecte certaines règles au delà de 3 participants. En facilitant l’organisation de groupes professionnels, on fluidifie les échanges et on facilite la communication. Et en fluidifiant les rouages, on augmente la productivité.

Utiliser l’audio et la vidéo

De plus, les solutions de visioconférence sont souvent couplées à d’autres applications collaboratives comme la messagerie instantanée ou le partage d’écran. Le téléphone fixe offre maintenant des applications multimédia qui vont au-delà de l’audio. Dès lors, il devient possible pour chaque participant de communiquer simultanément avec l’audio, la vidéo et le texte au sein d’une salle de réunion. Les participant peuvent également, au cours d’une visioconférence, partager leur écran ou en donner le contrôle. De quoi améliorer considérablement la convivialité des simples appels.

Il ne s’agit pas d’empiler les applications, mais d’offrir véritablement une expérience plus efficace et conviviale.

Mettre en place la visioconférence dans votre entreprise 

L’adoption d’un logiciel de visioconférence au sein d’unentreprise réclame un temps d’adaptation nécessaire pour bien en saisir les fonctionnalités. De même, organiser une réunion vidéo nécessite de fixer quelques règles pour assurer une conférence fluide. Mais passé ce stade, nous pouvons affirmer que ce mode de communication change vraiment le fonctionnement de l’entreprise.

Quelles applications pour la visioconférence ?

Nous utilisons, et commercialisons, 2 solutions différentes de visioconférence. En mode multipoint, celles-ci s’intègrent dans un écosystème global fournissant un ensemble de logiciels de communications incontournables de nos jours.

L’application Teams

Outil incontournable du Pack Office 365, l’application Teams intègre un système de visioconférence. Couplée à des applications de messagerie instantanée, de partage d’écran ou de partage documentaire, la visioconférence apporte la dimension vidéo à l’outil de Microsoft. De plus, une fonctionnalité d’enregistrement est désormais disponible. Ainsi, vous pourrez la visionner à nouveau pour la visionner à nouveau, ou la mettre à disposition de ceux qui n’ont pu y participer. Enfin, un espace de discussion éphémère est associé à chaque réunion afin de donner la possibilité aux participants d’échanger sans interrompre la personne qui a la parole. 

Visioconférence Microsoft Teams

Mitel

Cette solution rassemble également tous les outils nécessaires à la collaboration  : audio, vidéo, messagerie instantanée ainsi que le partage de documents. Compatible avec vos calendriers Google et Exchange, l’outil Mitel vous permet également de programmer vos futures réunions. Enfin, d’un point de vue qualité, la visioconférence Mitel peut être accessible depuis des équipements dédiés (pieuvres Audio Video). C’est principalement cela qui va différencier Mitel d’un système de visioconférence intégré à une messagerie collaborative comme Teams.  

Pieuvre visioconférence Mitel

Équipez votre salle de réunion

Vos logiciels sont installés et vous êtes prêt à moderniser vos réunions ? Avant de vous lancer, vérifiez que vous possédez bien les outils nécessaires à votre visioconférence. De votre ordinateur de bureau, à votre smartphone, les solutions de visioconférence s’adaptent à tout type de supports. Des outils essentiels sont cependant indispensables pour voir et être vu, entendre et être entendu  :

  • Un écran de bonne qualité pour voir tous les participants de votre réunion. 
  • Une caméra haute-définition. Une bonne qualité d’image rendra votre réunion plus agréable et plus professionnelle.  
  • Un casque si vous travaillez en open-space ou dans un espace de co-working. La fonction coupure de son est cruciale lorsque beaucoup de personnes participent à la conférence afin de ne pas polluer la réunion de bruits externes. 
  • Un micro intégré à votre casque ou directement sur votre ordinateur. Il est d’ailleurs recommandé d’utiliser un micro adapté pour une retranscription parfaite de la voix, élément crucial au bon déroulement de votre vidéo conférence. 

Quel débit pour la visioconférence ?

Une visioconférence fluide, sans coupures incessantes encouragera vos collaborateurs et votre entreprise à utiliser la vidéo. Pour cette raison, veillez à vous doter d’une connexion internet très haut débit afin d’assurer des réunions de qualité. Nous conseillons d’utiliser au moins du SDSL, et idéalement de la fibre.  

A l’heure où les sites sont de plus en plus distants, et les collaborateurs mobiles, maintenir le lien entre les équipes devient primordial. Et nul doute que la visioconférence constitue l’une des meilleures solutions pour y parvenir.

Napsis accompagne, depuis plus de 20 ans, près de 4500 entreprises et collectivités partout en France pour optimiser et faire évoluer leurs services télécoms.