Si la bonne vieille réunion physique conserve son statut privilégié, la dispersion des sites et l’essors du télétravail la rend à la fois plus difficile et coûteuse à mettre en place. Pour cette raison, la visioconférence s’ancre durablement comme alternative. Cependant, elle nécessite de se doter des bons outils. Vos équipements, vos logiciels et votre connexion auront un impact direct sur la qualité et la réussite de vos visioconférences. Voici comment en tirer profit.

La visioconférence en bref

Du Picturephone à Skype

Si AT&T introduisit la visioconférence sur le marché en 1970 avec son Picturephone, peu, à l’époque, virent son potentiel. Avec un coût de 1000$/mois par terminal, la solution resta confinée à quelques très grands groupes comme la NASA ou l’armée. Mais l’avènement du protocole IP dans les années 90, l’augmentation constante des débits sur les réseaux télécoms et l’essor des terminaux dotés de caméra vont démocratiser la solution. Enfin, la diffusion massive de Skype auprès du grand public va permettre de populariser la visioconférence auprès du grand public.

Le Picturephone, la première solution de visioconférence commercialisée

3 catégories de visioconférence pour des besoins divers

La visioconférence a l’avantage de s’adapter à tous les besoins que vous pourriez avoir en termes de communication à distance. 3 catégories peuvent être répertoriées  :

  • Point à point  : la plus courante, cette solution vous permet d’être en relation avec un autre interlocuteur en interconnectant directement leurs terminaux entre eux. Typiquement, cela peut être deux salles de visioconférence distantes reliées entre elles.
  • Multipoints  : beaucoup plus évoluée, cette solution relie au moins 3 interlocuteurs. Tous les points de la visioconférence peuvent se voir et communiquer entre eux. Cela nécessite de passer par un pont de visioconférence renvoyant à chacun un flux voix, audio et data. Plus avancé en termes de possibilités, ce mode permet d’afficher l’image des participants de façon dynamique, selon le contexte (l’orateur apparaît au centre dans un cadre plus large etc.). Cette configuration est particulièrement intéressante lorsque les participants se trouvent dans des contextes différents (certains à leurs bureaux, d’autres en déplacement, en télétravail etc.).
  • Broadcast  : vous diffusez à plusieurs points différents qui peuvent communiquer avec vous, mais eux n’interagissent pas entre eux. Cette solution s’apparente à une forme de live streaming, très en vogue grâce aux plate-formes sociales (Facebook Live, Google Hangout etc.).

Pourquoi choisir la visioconférence ?

La visioconférence s’est considérablement développée chez Napsis, au point de s’imposer comme un incontournable pour nos équipes, réparties sur des sites distants. Les avantages sont multiples mais voici les deux principaux bénéfices que nous retenons. Bien entendu, il ne s’agit pas d’une liste exhaustive mais d’un retour d’expérience.

Réduire les déplacements professionnels

En qualité d’entreprise multi-sites, organiser des réunions peut s’avérer difficile et les déplacements coûteux. La visioconférence nous a aidé à dissiper l’éloignement géographique et à organiser facilement des réunions à distance. Outre les coûts, les délais d’organisation sont beaucoup plus rapides puisque les temps de trajets sont abolis. Cela ne signifie pas la fin des déplacements professionnels, mais cela les réduit considérablement. Les progrès technologiques rendent ces « réunions virtuelles’ presque aussi conviviales que les réunions physiques. Mieux : grâce à certaines règles bien établies en amont (comme couper son micro), nous sommes capables de réunir l’ensemble des collaborateurs (une quarantaine) par visioconférence. Très clairement, la visioconférence réduit les distances.

Favoriser la communication et la productivité

Plus de 40 % des entreprises ont déclaré à une enquête Lifesize que la vidéoconférence avait renforcé l’engagement de leurs employés. Nous corroborons. Coupler la vidéo au son, offre des échanges plus conviviaux, pourvu qu’on respecte certaines règles au delà de 3 participants. En facilitant l’organisation de groupes collaboratifs, on fluidifie les échanges et on facilite la communication. Et en fluidifiant les rouages, on augmente la productivité.

De plus, les solutions de visioconférence sont souvent couplées à d’autres briques collaboratives comme la messagerie instantanée ou le partage d’écran au sein de solutions de communications unifiées. Dès lors, il devient possible de communiquer simultanément avec la vidéo et le texte. De même, il devient possible au cours d’une visioconférence de partager son écran ou d’en donner le contrôle.

Il ne s’agit pas d’empiler les outils, mais d’offrir véritablement une expérience plus efficace et conviviale.

Mettre en place la visioconférence dans votre entreprise 

L’adoption de la visioconférence au sein d’une organisation réclame un temps d’adaptation nécessaire pour bien en saisir les fonctionnalités. De même, organiser une réunion à distance nécessite de fixer quelques règles pour assurer un déroulement fluide. Mais passé ce stade, nous pouvons affirmer que ce mode de communication change vraiment le fonctionnement de l’entreprise.

Visioconférence à travers la France, zoom sur les outils et logiciels dédiés

Des logiciels de visioconférence clef-en-main

Nous utilisons, et commercialisons, 2 solutions différentes de visioconférence. En mode multipoint, celles-ci s’intègrent dans un écosystème global fournissant un ensemble de solutions collaboratives incontournables de nos jours.

Teams

Composante incontournable du Pack Office 365, la messagerie collaborative Teams intègre une fonctionnalité de visioconférence. Couplée à des briques de messagerie instantanée, de partage d’écran ou de partage documentaire, la visioconférence apporte la dimension vidéo à la solution collaborative de Microsoft. De plus, une fonctionnalité d’enregistrement est désormais disponible. Ainsi, vous pourrez la visionner à nouveau pour en détacher les points importants, ou la mettre à disposition de ceux qui n’ont pu y participer. Enfin, un espace de discussion éphémère est associé à chaque réunion afin de donner la possibilité d’échanger sans interrompre la personne qui a la parole. 

Visioconférence Microsoft Teams

Mitel

Cette solution rassemble également tous les outils nécessaires à la collaboration  : voix, vidéo, messagerie instantanée ainsi que le partage de documents. Compatible avec vos calendriers Google et Exchange, l’outil Mitel vous permet également de programmer vos futures réunions. Enfin, d’un point de vue qualité, la visioconférence Mitel peut être accessible depuis des équipements dédiés (pieuvres Audio Video). C’est principalement cela qui va différencier Mitel d’un système de visioconférence intégré à une messagerie collaborative comme Teams.  

Pieuvre visioconférence Mitel

Équipez votre espace de réunion

Vos logiciels sont installés et vous êtes prêt à moderniser vos réunions ? Avant de vous lancer, vérifiez que vous possédez bien l’équipement nécessaire à votre visioconférence. De votre ordinateur de bureau, à votre smartphone, les solutions de visioconférence s’adaptent à tout type de supports. Des outils essentiels sont cependant indispensables pour voir et être vu, entendre et être entendu  :

  • Un écran de bonne qualité pour voir tous les participants de votre réunion. 
  • Une caméra haute-définition. Une bonne qualité d’image rendra votre visioconférence plus agréable et plus professionnelle.  
  • Un casque si vous travaillez en open-space ou dans un espace de co-working. La fonction coupure de son est cruciale lorsque beaucoup de personnes participent afin de ne pas polluer la réunion de bruits externes. 
  • Une connexion internet haut-débit. Une visioconférence fluide, sans coupures incessantes encouragera vos collaborateurs à réitérer l’expérience.  
  • Un micro intégré à votre casque ou directement sur votre ordinateur. Il est d’ailleurs recommandé d’utiliser un micro adapté pour une retranscription parfaite de la voix. 

A l’heure où les sites sont de plus en plus distants, et les collaborateurs mobiles, maintenir le lien entre les équipes devient primordial. Et nul doute que la visioconférence constitue l’une des meilleures solutions pour y parvenir.