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Créer un groupement de lignes téléphoniques

environ 2 minutes | Standard

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Interface de connexion Sophia Napsis

Sélectionnez le site sur lequel créer votre groupement de lignes téléphoniques

L’interface administrateur de Sophia suit une arborescence par site. Cliquez sur le site concerné par la création du groupe d’appels.

Les sites de l'entreprise

Ajoutez un groupement de lignes téléphoniques

Cliquez d’abord sur « Groupes d’appels » sur la barre latérale gauche. L’ensemble de vos groupes d’appels va ainsi apparaître. Cliquez ensuite sur l’icône « + » pour ajouter un groupe d’appels.

Ajout de groupement de lignes téléphoniques

Sélectionnez l’option avancée pour votre groupement d’appels

Après avoir nommé votre groupe d’appels, vous pouvez choisir le mode simple ou avancé. La différence? L’option Avancée vous donne accès à :

  • Une liste d’attente pour le traitement de vos appels entrants
  • L’accès à des statistiques d’appels avancées sur vos appels entrants
Ajout d'une file d'attente aux appels entrant

Affectez un numéro de téléphone à votre groupement de lignes téléphoniques

Un groupement d’appels doit être associé à un, ou plusieurs, numéros de téléphone. Choisissez parmi les numéros dont vous disposez en cliquant sur Numéros.

Affectation d'un numéro de téléphone groupe d'appels

Définissez quel mode de distribution des appels vous préférez

Il existe plusieurs façons de router un appel qui arrive sur le groupement de lignes téléphoniques :

  • Distribution linéaire : toutes les lignes du groupe reçoivent l’appel simultanément. Le premier à décrocher est le premier à prendre en charge cet appel.
  • Distribution séquentielle : les lignes sonnent les unes après les autres selon un ordre prédéfini.
  • Distribution par sollicitation : seules les lignes les moins sollicitées reçoivent l’appel.

Au niveau de l’onglet Gestion des membres, sélectionnez le mode de distribution qui vous convient pour ce groupement d’appels.

Distribution des appels téléphoniques

Ajoutez des membres à votre groupement de lignes téléphoniques

Choisissez les collaborateurs de votre entreprise qui composeront votre groupe d’appels. Pour cela, au niveau de « ajouter un membre » choisissez « utilisateur » et cliquez sur Sélectionner pour choisir.

Ajout de membres au groupe d'appels

Définir la période durant laquelle s’applique le groupement de lignes téléphoniques

Vous pouvez définir la période durant laquelle le groupe d’appel sera actif selon 3 options :

  • Ouverture permanente : le groupe d’appels fonctionne en permanence.
  • Ouverture heures et jours ouvrés : le groupe d’appels ne s’applique que lors d’une plage horaire définie par l’administrateur. En choisissant cette option vous pourrez définir un calendrier précis de vos jours d’ouverture et fermeture. Vous pourrez également définir le traitement appels lors des périodes de fermeture (raccrocher, jouer un message ou renvoyer vers un autre numéro de téléphone).
  • Fermeture permanente : le groupe d’appel est désactivé, et un renvoi d’appel vers un autre numéro de téléphone sera proposé.
Ouverture et fermeture du groupement de lignes téléphoniques

Définir le traitement des appels si aucune ligne téléphonique du groupe ne répond

Indiquez le délai au delà duquel un appel est considéré comme non traité. Puis choisissez l’action à enclencher :

  • Raccrocher : passé le délai, l’appel est raccroché.
  • Jouer un message : l’appel est orienté vers un message (que vous pouvez télécharger au format mp3 par exemple).
  • Renvoyer l’appel vers : l’appel est renvoyé vers un autre numéro (qui lui-même peut renvoyer sur un autre groupement de lignes téléphoniques).
Action personne ne prend l'appel passé un délai

Paramétrer la file d’attente téléphonique

Comme mentionné plus haut, vous disposez d’une file d’attente en choisissant le groupe d’appels avancé. Définissez la taille de votre file d’attente téléphonique. Indiquez également le traitement des appels, une fois ce volume dépassé : raccrocher, jouer un message ou renvoyer vers un autre numéro de téléphone.

Gestion de la file d'attente téléphonique

Sauvegardez vos paramètres de groupement de lignes téléphoniques