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Comment éditer votre service d’annuaire téléphonique

environ 1 minutes | standard

L’annuaire téléphonique constitue l’un des services téléphoniques professionnels les plus connus.

Les annuaires téléphoniques existent depuis la création des téléphones. Vous centralisez au niveau de l’entreprise l’ensemble des coordonnées et des renseignements téléphoniques nécessaires. Vos recherches s’en trouvent facilitées.

Notre système téléphonique intègre un annuaire téléphonique central pour vous faciliter l’administration de vos contacts. Vous accédez ainsi à tous vos numéros de téléphone à partir de tous les terminaux pris en charge. 

L’annuaire et toute la base sont partagés entre les postes téléphoniques. Donc une fois que vous avez enregistré un contact, vous verrez ses détails sur votre téléphone, l’application mobile ou l’interface internet fournie par l’opérateur.

Les contacts peuvent être soit saisis dans l’annuaire téléphonique via l’interface Web. Ces contacts sont ensuite accessibles via la touche répertoire des téléphones de bureau par exemple. Si vous êtes appelé à partir d’un numéro enregistré, le nom de l’appelant apparaît directement sur votre écran.

Vous pouvez rendre accessibles ces contacts auprès de toute votre entreprise ou juste dans votre annuaire privé.

Connectez-vous à l’application sophia.napsis.fr

Connectez-vous sur le service en ligne avec vos identifiants pour accéder à l’annuaire de votre entreprise.

Interface en ligne de paramétrage des musiques

Utilisation des annuaires téléphoniques de l’entreprise

L’annuaire de l’entreprise se compose d’un annuaire annuaire interne et externe :

  • Un annuaire interne : retrouvez la liste de vos collaborateurs et des groupes d’appels créés. Ces utilisateurs sont référencés dans la partie Utilisateurs sous l’onglet Configuration.
  • Un annuaire externe : retrouvez l’ensemble des contacts extérieurs à votre organisation.

Vous retrouvez ces deux annuaires d’entreprise sous l’onglet Contacts.

Vous pouvez également rechercher un contact via la barre dédiée.

Annuaire téléphonique interne
Retrouvez votre annuaire interne et externe sous l’onglet Contacts

Mise à jour de l’annuaire téléphonique interne

Pour éditer les données d’un collaborateur dans votre annuaire interne, rendez-vous sur Utilisateurs sous l’onglet Configuration. Vous pouvez éditer les informations en cliquant sur la personne concernée.

Mise à jour de votre annuaire téléphonique
Retrouvez la liste des utilisateurs de votre entreprise

Une fois dans la fiche du contact, cliquez sur l’onglet Téléphonie fixe. Vous trouverez sur cette page l’ensemble des informations liées à la téléphonie fixe de l’utilisateur : l’abonnement, le numéro de téléphone, le numéro abrégé etc. Vous pouvez éditer les renseignements directement dans cette interface.

Les contacts internes sont les utilisateurs de la solution de téléphonie de votre entreprise.

Retrouvez les renseignements d'un agent
Renseignements téléphoniques d’un utilisateur

Ajoutez un numéro de téléphone à un annuaire téléphonique externe

Pour ajouter une entrée à l’annuaire externe de votre entreprise, cliquez sur l’onglet Contacts puis sur Externes. Puis cliquez sur +. De là vous pouvez ajouter les coordonnées de votre contact :

  • Civilité
  • Prénom
  • Nom (information obligatoire)
  • Société
  • Fonction
  • Numéro de téléphone (information obligatoire)
  • Numéro de mobile
  • Adresse électronique
  • Numéro abrégé pour le téléphone fixe et mobile : les numéros abrégés doivent commencer par le chiffre 5 et comporter 3 chiffres.

Enfin, sauvegardez.

Cliquez sur sauvegarder pour ajouter votre contact dans l’annuaire