Le Softphone

La téléphonie de bureau est en constante évolution, s’adaptant à la virtualisation croissante de l’espace de travail pour offrir une plus grande flexibilité. Le bon vieux téléphone fixe, malgré ses avantages, peut devenir contraignant pour certains, habitués au téléphone mobile. Mais avec l’avènement du softphone, la téléphonie se dématérialise pour devenir un logiciel, conférant à la téléphonie fixe une souplesse proche de celle d’un smartphone.

Qu’est-ce qu’un Softphone ?

Un softphone, abréviation de “software phone” (ou “logiciel de téléphone” en français), est une application informatique permettant à un ordinateur, un smartphone, ou une tablette, de fonctionner comme un téléphone fixe pour passer des appels en VOIP.

Ainsi, plus besoin de téléphone fixe, la configuration du poste téléphonique se fait via une interface, et un casque audio suffit pour les communications vocales.

Comment fonctionne le Softphone ?

Le softphone va être installé sur un terminal fixe, ou mobile, comme n’importe quelle application. Une interface, représentant bien souvent les touches d’un poste fixe, accompagnée d’autres icônes, permet aux utilisateurs de composer des numéros d’appels, et d’accéder à des options, comme l’annuaire et les paramètres. En plus des numéros à composer, les fonctionnalités classiques, telles que le transfert, et la mise en attente, sont disponibles.

Lors de la réception d’un appel, le logiciel sonne, ou affiche une notification, selon la configuration de l’application. L’utilisateur peut y répondre en appuyant sur un bouton, ce qui active le micro et le haut-parleur (ou le casque).

Mais les possibilités ne se limitent plus à la voix. Outre les appels vocaux, les softphones proposent souvent des fonctionnalités avancées permettant d’enrichir la communication des utilisateurs. En effet, la softphonie est rendue possible grâce à la téléphonie IP. Pour cette raison, cette solution fait partie des fonctionnalités essentielles des communications unifiées.

Quelles sont les fonctionnalités du Softphone ?

Le softphone ne se contente pas des appels téléphoniques. De nombreuses fonctionnalités sont intégrées, variant selon le fournisseur, mais incluant généralement :

• Gestion des contacts: annuaires, comprenant les contacts internes de votre entreprise, les contacts externes partagés entre les utilisateurs, et les contacts personnels que vous ajoutez.
• Journal d’appels: liste complète de toutes les communications, avec la possibilité de réécouter les enregistrements, si disponibles.
• Enregistrement d’appels: possibilité d’activer, ou de désactiver, l’enregistrement automatique des appels, ainsi que de démarrer et suspendre l’enregistrement en cours.
• Messagerie vocale visuelle: Les messages vocaux sont transcrits en texte, facilitant leur consultation en réunion ou en déplacement.
• Conférence téléphonique: créez des conférences audio et ajoutez des participants en cours de réunion au besoin.

D’autres fonctionnalités liées à la téléphonie IP incluent la messagerie instantanée, le renvoi d’appels, la présentation du numéro, la gestion des musiques d’attente, les groupes d’appels avancés, et la gestion des touches de fonctions.

Quelle est la qualité des appels téléphoniques sur un softphone ?

La qualité de la voix dépend en grande partie de la qualité de la connexion internet de l’utilisateur. Une connexion internet rapide, et stable, garantit une meilleure qualité audio. Certains softphones sont d’ailleurs capables d’ajuster automatiquement la qualité de la voix en fonction de la bande passante disponible, afin d’améliorer l’expérience de l’utilisateur.

Comment gérer une solution softphone ?

Là encore, le paramétrage de l’ensemble des fonctionnalités s’effectue de la même manière que n’importe quelle application. Les options sont accessibles directement dans l’outil. De plus, le softphone reste de la téléphonie IP, et de ce fait celui-ci dispose de la même logique de configuration, bien souvent via une interface en ligne.

Quels sont les avantages d’une solution Softphone ?

Les nombreuses fonctionnalités et la flexibilité technique du softphone offrent plusieurs avantages :

• Portabilité de la téléphonie de bureau: la téléphonie logiciellle s’installe sur divers appareils tels que des ordinateurs, smartphones, ou tablettes, vous permettant d’accéder aux fonctions téléphoniques et de gérer les appels professionnels où que vous soyez.
• Gestion simplifiée des communications: l’interface en ligne facilite la configuration du softphone, vous permettant de basculer facilement entre messagerie instantanée, audioconférences et appels.
• Réduction des coûts matériels: les coûts liés à l’achat de téléphones IP sont évités, rendant le softphone économiquement accessible pour toutes les entreprises.
• Facilité d’équipement des employés: le softphone s’adapte facilement à l’évolution de votre entreprise, en évitant l’achat de téléphones de bureau traditionnels pour les nouveaux employés.

Dans quel contexte utiliser le softphone ?

Le softphone est outil offrant une grande flexibilité. Cette qualité rend son usage précieux dans de multiples contextes. Voici quelques exemples de contexte d’usage du softphone :

• Au bureau : il offre une alternative aux téléphones de bureau classiques, permettant aux employés de gérer leurs appels depuis leur ordinateur.
• En télétravail : il permet aux collaborateurs de travailler à distance en accédant à leur téléphonie de bureau depuis leur domicile. Les appels professionnels arrivent directement sur leur mobile ou leur ordinateur.
• Déplacements professionnels : les travailleurs nomades peuvent l’utiliser pour rester joignables, quel que soit leur emplacement.

Quels sont les meilleurs Softphones ?

Il existe de nombreux fournisseurs de solutions de softphone, mais le choix doit être fait avec discernement. Il est essentiel de prendre en compte la qualité de la connexion internet, l’adaptabilité de la solution, et la nécessité d’une formation et d’un accompagnement lors de l’installation. Un intégrateur expérimenté pourra vous guider efficacement dans l’intégration du softphone au sein de votre organisation.

De notre côté, nous proposons deux solutions issues de deux constructeurs différents.

DOKO

Doko est un softphone qui s’intègre dans notre solution Centrex. Celui-ci va proposer l’ensemble des fonctionnalités liées à la voix, comme énoncées plus haut (redirections, audio conférence etc.)

MiCollab

Cette solution, développée par Mitel, propose, elle-aussi, l’ensemble des fonctionnalités liées à la voix, mais pas seulement. En effet, cette dernière intègre également de multiples fonctionnalités collaboratives : messagerie instantanée, visioconférence, etc.