#nos produits

Standard téléphonique : répondez à l’appel de l’IP

Virtualiser son standard téléphonique ne constitue pas un simple changement d'architecture mais un projet bien plus vaste...

L'idée

Le standard téléphonique virtuel est un moyen de communication sophistiqué dédié aux entreprises. Sa fonction reste similaire au standard téléphonique traditionnel : échanger avec des interlocuteurs internes et externes, tels que les prospects, clients et fournisseurs; mais grâce à la téléphonie IP à cela s’ajoute la virtualisation.

De plus en plus d’entreprises cherchent à automatiser un maximum de tâches au sein de leur structure. Gain de productivité, de temps mais également professionnalisation des processus, les raisons ne manquent pas. Parmi ces enjeux, la prise en charge des appels est commune à toutes les entreprises. Un accueil téléphonique professionnel est primordial pour chaque organisation. Pour faciliter cela, le standard téléphonique virtuel va prendre en charge la totalité de ces appels de manière automatique et surtout, professionnelle. Son installation est rapide, sa gestion intuitive et son coût maitrisé. Une fois mis en place, la seule question que vous vous poserez sera : pourquoi ne pas l’avoir adopté avant.

Qu’est ce que le standard téléphonique virtuel ?

Dématérialisez votre standard téléphonique

Le standard téléphonique virtuel est un moyen de communication sophistiqué dédié aux entreprises. Sa fonction reste similaire au standard téléphonique traditionnel : échanger avec des interlocuteurs internes et externes, tels que les prospects, clients et fournisseurs. Mais, grâce à la téléphonie IP, la virtualisation s’ajoute à cela. Exit donc l’autocom, vestige encombrant… et coûteux ! Il n’y a donc plus, ou peu, d’installation physique. Vous n’avez plus besoin de vous préoccuper de la maintenance de l’infrastructure et de l’obsolescence du PABX car il n’y en a pas ! L’opérateur vous configure la solution en toute transparence. Pour en bénéficier, une condition sine qua non : un accès internet de bonne qualité (ADSL, SDSL, VDSL ou fibre optique).

Professionnalisez votre accueil téléphonique

Votre standard téléphonique est le premier point de contact avec le client.  Il est crucial que celui-ci renvoie l’image que votre entreprise mérite. Et, cette image passe souvent par une réponse rapide et professionnelle aux appels téléphoniques. Opter pour un standard téléphonique virtuel, c’est garantir un accueil convivial et professionnel à chacun de vos clients. Ainsi, lorsqu’ils appelleront votre entreprise, leur appel sera transféré directement au conseiller le plus apte à répondre à ses besoins. Vous pouvez également leur proposer de laisser un message. Enfin, un standard téléphonique virtuel est en capacité de prendre un grand volume d’appels en simultané. Vous n’avez donc plus à vous inquiéter, chaque appel sera traité. Même durant les périodes de forte affluence !

Les atouts du standard téléphonique virtuel

Un standard simplifié pour un budget maitrisé

Le standard téléphonique virtuel s’avère économique, tout en proposant un niveau de services réservé jusqu’alors aux grandes entreprises. Cette technologie offre en effet le bénéfice d’un budget maîtrisé. Plus besoin d’intervenir physiquement sur l’autocom, l’accès à une interface en ligne permet de gérer de manière indépendante l’évolution des besoins. Vous retrouvez toutes les caractéristiques d’un standard téléphonique traditionnel, la simplicité en plus. Cette solution peut donc compléter ou totalement remplacer votre standard téléphonique classique pour des économies et une flexibilité accrue.

Personnalisez votre standard téléphonique de A à Z

Grâce au standard téléphonique virtuel, votre entreprise se dote d’une « identité téléphonique », identité au service de son image de marque. Beaucoup de nos clients passent d’ailleurs par l’un de nos partenaires pour enregistrer leurs messages vocaux en studio. C’est ce qu’on nomme le « branding vocal ». Mais la personnalisation ne s’arrête pas là. Puisque dématérialisation ne signifie pas pour autant restrictions, le standard téléphonique virtuel vous apporte de nombreuses fonctionnalités personnalisables. Parmi elles :

Le SVI (serveur vocal interactif)

Cette fonctionnalité permet de traiter les appels afin de les acheminer vers le bon interlocuteur. Un menu vocal offre plusieurs directions possibles à l’appelant. Si l’arborescence est configurée, cette fonctionnalité s’avère extrêmement puissante et utile. Une bonne distribution des appels offre de véritables gains de productivité.

Ponts de conférences

Le pont de conférence offre un panel de fonctionnalités afin d’optimiser vos conférences téléphoniques :

  • Numéro unique
  • Supervision
  • Enregistrement des réunions

la fonction de pont de conférence permet aux personnes d’appeler un numéro unique pour se joindre à la réunion. Les participants sont donc libres d’entrer et de sortir de la conversation sans perturbation; et tout en gardant une trace des échanges ayant eu lieu.

pont de conférence pour standard téléphonique

Visioconférence

La visioconférence s’est considérablement développée au cours des dernières années, notamment grâce à la solution Skype très populaire auprès du grand public. Les avantages sont multiples :

  • Réduction des déplacements
  • Humanise les réunions à distance grâce à la vidéo
  • Favorise la communication et la productivité

A l’heure où la mobilité s’impose dans les entreprises. Et la visioconférence constitue peut-être la solution la plus aboutie pour maintenir le lien entre les équipes.

Les groupes d’appels

Les groupe d’appels permettent d’acheminer les appels entrants vers un groupe de lignes téléphoniques définies au préalables, via une interface en ligne. Chacune des lignes recevra l’appel selon l’une des 3 séquences :

  • Linéaire : les lignes reçoivent l’appel en même temps.
  • Séquentielle : les lignes sonnent les unes après les autres.
  • Sollicitation : seules les lignes les moins sollicitées reçoivent l’appel

De plus, la migration vers un standard dématérialisé n’est pas contraignante, bien au contraire. Un acte de portabilité vous permet de conserver vos numéros pour une continuité de service. Et qui dit cloud, dit connexion internet, et le standard téléphonique virtuel n’échappe pas à la règle. Nos offres comprennent justement un double lien pour une accroître la résilience de votre installation.

Tirez profit de votre téléphonie IP

Votre standard avec vous, partout

La liberté d’accéder aux outils bureautiques n’importe où, à n’importe quel moment, est un luxe désormais accessible à tous. Parmi ces outils, le standard téléphonique s’impose comme un fondamental. L’intégration d’un standard téléphonique virtuel va considérablement changer l’approche client de votre entreprise. Peu importe la situation, votre client sera toujours accueilli de manière professionnelle et automatique. Ainsi, vous pourrez aussi bien réceptionner son appel à votre bureau, en déplacement ou en télétravail.

Standard téléphonique bien équipé

De nombreux équipements disponibles

Virtualisation ne rime pas nécessairement avec dématérialisation totale. Bien au contraire, vous pouvez étendre les fonctionnalités de votre standard grâce à de multiples équipements :

  • Postes filaires
  • Postes sans fil
  • Casques
  • Pieuvres
  • Extensions de touches

L’avantage d’un hébergement cloud

Enfin, la mise en place du standard téléphonique virtuel est souple car scalable. Nativement hébergé dans le cloud, celui-ci repose sur la VOIP. Au bureau, ou en déplacement, vous conservez la qualité des informations grâce à un hébergement dans le cloud. De plus, votre téléphonie s’affranchit de son périphérique pour devenir multi-device (téléphone fixe, mobile, ordinateur, tablette). Adapté à tous types de structures (TPE, PME, grands comptes et collectivités), le standard téléphonique virtuel constitue une véritable alternative alors que la fin du réseau RTC approche.

Intégrez un centre de contact

L’avantage d’un hébergement cloud réside dans sa modularité : en effet, il possible de commencer par une couche applicative de base et d’ajouter au fil des besoins des fonctionnalités. Pour les organisations devant traiter un large volume d’appels, le centre de contact constitue la solution idéale.

Le routage pour la gestion des appels

Lorsque votre volume d’appels devient conséquent, il convient d’automatiser leur gestion afin de gagner en qualité et en efficacité. Le centre de contact offre justement des fonctionnalités de routage avancées :

  • Routage par origine géographique
  • Routage par numéro d’appelant
  • Routage calendaire
  • Routage selon disponibilité

Les statistiques d’appels

Votre entreprise doit avoir une bonne vision de ses flux d’appels et de leur traitement. Vous disposez d’une interface web pour paramétrer vos fonctionnalités (arborescence vocale, files d’attentes débordements etc.). De plus, 36 rapports prédéfinis, filtrables et personnalisables, sont à votre disposition pour piloter au mieux votre centre d’appels.

Napsis accompagne, depuis plus de 20 ans, près de 4500 entreprises et collectivités partout en France pour optimiser et faire évoluer leurs services télécoms.