sophia

Mettre en place une musique d’attente téléphonique

environ 2 minutes | Téléphone

Découvrez comment personnaliser vos musiques d’attente, d’occupation et d’accueil

Qu’est-ce qu’une musique d’attente téléphonique ?

La musique d’attente constitue la musique jouée à un appelant lorsqu’un appel est en attente. Le système téléphonique d’une entreprise va diffuser automatiquement des morceaux de musique personnalisés aux appelants à partir de son autocommutateur IPBX.

Votre musique d’attente ne doit pas nécessairement être une musique de fond. Cela peut inclure des messages promotionnels, des informations sur les nouveaux produits ou l’annonce d’une fermeture exceptionnelle.

La communication sonore au travers de la musique d’attente est un classique de la téléphonie d’entreprise. Personnaliser son accueil téléphonique est une démarche incontournable pour toute entreprise. Les musiques contribuent justement à renforcer leur identité de marque. Pour cela, personnalisez vos musiques d’attente, d’occupation et d’attente.

Le centrex ip permet de charger facilement des fichiers sonores et de paramétrer vos musiques via notre interface dédiée Sophia. Voici la démarche à suivre :

Connectez-vous à l’application sophia.napsis.fr

Connectez-vous sur le service en ligne avec vos identifiants.

Interface en ligne de paramétrage des musiques
Connectez-vous sur votre interface en ligne pour paramétrer votre service de téléphonie

Téléchargez votre musique d’attente, d’occupation et d’accueil dans vos ressources

Notre interface vous permet de personnaliser trois catégories de musiques pour votre standard téléphonique :

  • Les musiques d’accueil : il s’agit de la musique jouée lorsqu’un appel téléphonique arrive sur le poste d’un collaborateur ou l’un de vos groupement d’appels.
  • Les musiques d’attente : il s’agit de la musique jouée lorsqu’un appel téléphonique est mis en attente par l’interlocuteur.
  • Les musiques d’occupation : musique jouée lorsque l’interlocuteur est déjà en ligne.

Avant de télécharger une musique, vous devez vous assurer, et confirmer, que le morceau mis à disposition est libre de droit ou que votre entreprise dispose des droits nécessaires pour son utilisation.

Téléchargement des musiques d'attente
Téléchargez votre musique d’attente, d’accueil ou d’occupation via notre service en ligne

Définissez les musiques par défaut (optionnel)

Vous pouvez choisir la musique téléchargée comme musique d’accueil, d’attente ou d’occupation par défaut. Ainsi, le morceau s’appliquera sur tous les postes téléphoniques des collaborateurs de votre entreprise.

Musique d'ttente par défaut
Définissez le morceau téléchargé comme musique par défaut pour tous les postes de l’entreprise

Editez les informations téléphoniques de vos utilisateurs

Rendez-vous dans l’onglet Configuration puis sélectionnez Utilisateurs pour paramétrer les postes téléphoniques individuellement, .

La liste de vos utilisateurs apparaîtra. Cliquez sur l’un d’eux pour éditer ses musiques.

informations sur les utilisateurs de l'entreprise
Retrouvez l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise, ainsi que des informations sur leur téléphonie (terminal, services etc.)

Personnalisez la musique d’attente de l’utilisateur

Sélectionnez l’onglet Téléphonie fixe une fois l’utilisateur sélectionné. Sur cette interface, vous pourrez paramétrer plusieurs services :

  • Assigner une ligne téléphonique
  • Personnaliser le numéro abrégé
  • Associer des équipements
  • Attribuer des musiques

Sur cette interface, vous pourrez personnaliser la musique d’accueil, la musique d’attente et la musique d’occupation de l’utilisateur

Les avantages de paramétrer une musique d’attente

La musique d’attente a pour but principal de rendre l’attente le moins désagréable possible. Voici comment :

  • Augmenter la rétention d’appels téléphoniques avec des morceaux de musique personnalisées.
  • Informer les clients sur les nouveaux produits et services.
  • Développer la marque avec une musique familière.
  • Annoncer des messages personnalisés.

Comment optimiser l’expérience d’attente ?

Afin d’optimiser l’expérience d’attente, nous vous conseillons :

  • Alterner entre la musique et les messages. Ces messages peuvent inclure des réponses à des questions fréquemment posées, des actualités sur l’entreprise ou sur ses services, des offres promotionnelles, ou encore les horaires.
  • Optez pour une musique libre de droits pouvant facilement être jouée en boucle.
  • Donnez la possibilité de laisser un message vocal.