Télétravail : les outils pour travailler comme au bureau

Cloud : l’avènement du télétravail

Le salarié attaché à un bureau

Introduit dans les années 60, le terme télétravail est encore loin de ce que l’on connaît actuellement. A une époque où l’on associe automatiquement travail et bureau, la possibilité de travailler chez soi semble totalement insensée. Mais, l’idée va faire son chemin, aidée en cela par l’émergence de nouvelles technologies. Si l’essor du téléphone dans les entreprises, et l’apparition du fax, dans les années 70 initièrent la réflexion, les NTIC des années 90 lui fournirent encore plus de crédibilité. Mais son application demeure complexe, et le bureau reste l’unique lieu du travail.

Le télétravail : du lieu au flux

Il faut attendre l’avènement du cloud pour véritablement considérer sérieusement cette nouvelle façon de travailler. En externalisant le stockage des données, le cloud rompt le lien entre ces dernières et un terminal unique. Ainsi, tous les programmes et données deviennent désormais accessibles via n’importe quel appareil, quelque soit le lieu. Votre bureau vous suit partout, y compris chez vous. Savoir utiliser un standard téléphonique offre de nombreuses possibilités, notamment en termes de mobilité.

Les conditions technologiques du télétravail

Force est de constater que le télétravail plaît de plus en plus. Pour autant, passer le cap requiert un certain nombre de dispositifs. Que ce soit au niveau des télécommunications, des logiciels de gestion des appels, ou de la sécurité, des solutions existent afin d’accompagner au mieux le télétravailleur : 

Les outils de communication pour garder le lien pendant le télétravail

Messagerie instantanée

Bien que le mail reste très utilisé en milieu professionnel, la messagerie instantanée offre des fonctionnalités plus interactives et collaboratives. Elle vous permet d’être contacté, et de contacter, à tout moment malgré la distance. Vous restez ainsi joignable, et disponible, pour vos collègues.. Plus globalement, une installation TOIP vous donne accès à de très nombreuses fonctionnalités.  

Téléphonie mobile

La téléphonie mobile a grandement contribué au développement du télétravail. En constante évolution, la téléphonie mobile offre désormais des fonctionnalités proches de celles de la téléphonie pour les entreprises grâce à la téléphonie fixe et mobile unifiée :

• Renvois d’appels et sonnerie simultanée avec le poste fixe
• Choix du numéro présenté
• Convergence fixe et mobile etc.
• Messagerie instantanée professionnelle …

Cette convergence fixe et mobile met à disposition du télétravailleur une grande part de ses moyens de communications au sein d’une même interface : téléphonie professionnelle, messagerie, boîtes mails etc.

Les outils bureautique pour le télétravail

Office 365

Enfin, la suite Office 365 offre de nombreuses solutions utiles, voire indispensables, pour le télétravail, dont trois se démarquent particulièrement :

SharePoint

Véritable système de collaboration sur le cloud, SharePoint vous permet de stocker, partager, créer et organiser des informations. Peu importe l’appareil, vous contrôlez et catégorisez l’accès aux informations. Accessibilité, efficacité et collaboration, SharePoint centralise tout ce dont vous auriez besoin.   

Exchange

Gérez directement ses boîtes mails grâce à un seul outil ? C’est ce que propose Exchange. Il vous permet de synchroniser vos boîtes mails, vos calendriers ou vos contacts. Partage, gestion de salles de réunions, les nombreuses fonctionnalités permettent de vous organiser, même à distance. 

Teams

Enfin, Teams, outil collaboratif lui aussi, coordonne et rassemble vos équipes. Articulée autour d’une messagerie instantanée, cette application propose des fonctionnalités beaucoup plus diversifiées. Création de conversations d’équipes, partage de documents, collaboration sur des fichiers en temps réel ou encore des réunions vidéo, Teams est devenu un incontournable pour beaucoup d’entreprises en quelques années seulement, et un allié précieux de tout télétravailleur. Enfin, il devient possible de téléphoner avec teams.

Évidemment, toutes ces applications bénéficient de la sécurité de Microsoft.

Sécuriser le télétravail

Firewall

Cette transition vers le télétravail implique également de nouvelles mesures de sécurité. La première de vos préoccupations doit être la sûreté de vos connexions. Pour cela, le firewall semble être la solution la plus adéquate. Utiliser l’internet de votre domicile pour accéder aux données de votre organisation peut s’avérer risquer. Le firewall vous permettra justement de sécuriser ces échanges.

Le VPN MPLS (réseau privé pour la confidentialité)

Encore mieux, votre organisation peut mettre en place un réseau privé grâce au VPN MPLS. Celui-ci va établir des “tunnels” garantissant des échanges sécurisés au sein d’un réseau privé, et des connexions sûres pour vos applications (téléphonie sur internet…). Vos collaborateurs pourront ainsi accéder à l’ensemble de vos données de manière totalement confidentielle et sécurisée. L’avantage pour votre organisation : la sécurité se gère de manière centralisée pour l’ensemble des sites concernés.

Le télétravail implique une gestion de coût différente

Financièrement, toutes ces évolutions de technologies et de modes de travail impactent les postes de dépenses des entreprises. Deux choix s’offrent alors à vous. D’un côté, le modèle CAPEX qui consiste à investir et amortir les coûts dans le temps. De l’autre, le modèle OPEX dont la particularité est le financement récurrent et l’aspect abonnement ou location. Si, à l’ère du cloud, le modèle OPEX est privilégié, on ne peut pas dire qu’il y ait de meilleur financement. Finalement, tout est une question d’analyse. Aucune entreprise n’aura les mêmes besoins, souhaits et objectifs. Tout dépendra des besoins d’intégration des solutions au sein de votre organisation.

Comment Napsis a eu recours au télétravail durant la crise du COVID

Guillaume COULAND, directeur général de NAPSIS, donne son analyse sur cette période si particulière. Entre télétravail et gestion de la relation client à distance, une nouvelle organisation s’est imposée. 

Comment Napsis s’est organisé pour continuer son activité en télétravail ?

Dès le vendredi précédent le confinement, nous avons fait le choix d’installer 100% de nos équipes en télétravail. Notre système d’informations, totalement externalisé dans le Cloud, nous a permis d’accompagner ce choix sans aucune problématique pour nos équipes qui sont déjà, pour bon nombre d’entre elles, habituées à travailler depuis l’extérieur.   

Quelles solutions permettent de maintenir le lien avec 100% de télétravail ?

Les outils collaboratifs, et notamment la visioconférence, sont essentiels à ce mode de fonctionnement. Notre organisation ayant adopté la solution Microsoft Teams depuis longtemps, nous nous sommes appuyés sur cette dernière. Tous les échanges internes ont été, pour leur très grande majorité, réalisés en visioconférence. Chaque manager faisait des points quotidiens avec ses équipes et nous avons organisé 2 visios par semaines avec l’ensemble des collaborateurs pour garder le lien inter-équipe, et tenir chacun informé des actualités de l’entreprise. 

Comment gérer la relation client avec des équipes en télétravail ?

Nous avons été très fortement sollicités les premiers jours de confinement par nos clients pour les accompagner dans leur propre mise en place du télétravail. Nous leur avons mis à disposition notre savoir-faire, mais aussi des solutions technologiques gratuites pour leur faciliter le quotidien : VPN, pont de conférence, télétravail avec un softphone, configuration d’un svi / serveur vocal interactif, ainsi que la solution collaborative Microsoft Teams. Les liens avec nos clients se sont retrouvés, pour beaucoup, renforcés du fait de ce contexte particulier. 

Les frontières entre nos sites géographiques sont tombées d’elles-mêmes favorisant et renforçant encore plus les liens entre tous nos collaborateurs.

Guillaume COULAND

Penses-tu conserver certaines de ces nouvelles habitudes de télétravail après le confinement ? 

J’ai toujours pensé que le télétravail était un mode de travail adapté à notre activité. Pas à 100% du temps car même les visios régulières ne remplaceront jamais ce contact humain si précieux. Cependant, accorder 1 à 2 jours par semaine permet aux collaborateurs d’être plus flexibles dans leur organisation pro/perso et donc plus efficaces et plus motivés ! Il reste néanmoins évident que chaque organisation, chaque activité, a ses contraintes et on ne peut pas forcement généraliser cette pratique à tous. 

Quel bilan dresser de cette période “100% télétravail” ? 

Cette période, si particulière, a été plutôt bien vécue par la majorité de nos collaborateurs. Cela nous a permis d’ajuster notre organisation, les frontières entre nos sites géographiques sont tombées d’elles-mêmes favorisant et renforçant encore plus les liens entre tous nos collaborateurs. Ces derniers se sont énormément impliqués durant cette période et je suis très fier des résultats obtenus : merci à tous pour cette énergie positive que chacun a mis au cœur de notre organisation !